PORTARIA
Nº
151
/
2020
-
GR (10.01.05.02)
Nº do Protocolo: NÃO PROTOCOLADO
Regulamenta a utilização de ferramentas de videoconferência em reuniões ou sessões de órgãos colegiados da Universidade Federal da Integração Latino-Americana.
O REITOR DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA INTEGRAÇÃO LATINO-AMERICANA, no uso de suas atribuições legais, e considerando o Estatuto e o Regimento universitários e o Decreto nº 9.759, de 11 de abril de 2019, RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar a utilização de ferramentas de videoconferências em reuniões ou sessões de órgãos colegiados da Universidade Federal da Integração Latino-Americana - UNILA.
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Compreende-se por reuniões ou sessões por videoconferência aquelas reuniões ou sessões entre membros de órgãos colegiados, disponíveis simultaneamente e em locais distintos, mas conectados pelo uso de equipamentos de tecnologia da informação (computadores, celulares, tablets, dentre outros) que capturam, processam, gravam e exibem imagens e áudio para todos os participantes.
Art. 3º Para fins da presente normativa, são órgãos colegiados os conselhos, os comitês, os colegiados de cursos ou programas, as comissões, os grupos, as juntas, as equipes, as mesas, os fóruns, as salas, os núcleos ou quaisquer outros órgãos com distintas representações de categorias, bem como com criação e funcionamento regulamentados no âmbito da Universidade Federal da Integração Latino-Americana.
CAPÍTULO II
DAS PLATAFORMAS
Art. 4º As sessões ou reuniões remotas dos colegiados de que tratam a presente normativa serão realizadas em plataforma eletrônica definida pela presidência do órgão, sem prejuízo de propostas alternativas de suas respectivas plenárias.
Parágrafo único. Preferencialmente, as sessões ou reuniões mencionadas no caput utilizarão a Plataforma Conferência Web, da Rede Nacional de Ensino e Pesquisa - RNP.
Art. 5º A plataforma eletrônica adotada para a videoconferência deverá garantir:
I. a segurança, o controle de acesso, a confiabilidade e a transparência necessárias para a validade da sessão ou reunião remota, nos termos da legislação e das normas regulamentares pertinentes;
II. o registro de presença dos participantes;
III. o direito de participação remota do membro do colegiado;
IV. a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião;
V. a troca de mensagens digitadas entre os membros da reunião para uso durante eventual falha do sistema principal de votação;
VI. a desativação e ativação individual de microfones e câmeras pelos participantes.
VII. a opção de sistema de gravação da videoconferência em áudio e vídeo.
CAPÍTULO III
DAS REUNIÕES OU SESSÕES
Art. 6º As realizações de reuniões ou sessões remotas dos órgãos colegiados poderão ser:
I - Bimodal: quando uma parte dos membros da sessão ou reunião remota estiver em um espaço físico determinado, nas dependências da universidade, e a outra parte estiver fisicamente separada da primeira, mas presente por meio do uso da plataforma digital definida para a realização da sessão ou reunião; ou
II - Unimodal: quando todos os participantes da sessão ou reunião estiverem conectados de forma remota e presentes em uma plataforma digital definida para a realização da sessão ou reunião.
§ 1º As previsões de sessões ou reuniões remotas não acarretam prejuízo à realização de sessões ou reuniões presenciais previstas em regimentos internos dos colegiados, exceto quando, por situações de exceção reconhecidas por autoridades competentes nacionais, estaduais e/ou municipais ou, ainda, pela autoridade máxima da UNILA, estiverem vedados encontros presenciais.
§2º Nos casos de vedações aludidas no §1º, obrigatoriamente, as reuniões presenciais deverão ser de forma remota, preferencialmente na tipologia unimodal.
§3º Em momentos não enquadrados em períodos de exceção, as reuniões ou as sessões habitualmente realizadas presencialmente somente admitirão participações remotas se assim dispuserem os regimentos internos dos colegiados - nos casos em que o colegiado tenha seu funcionamento disciplinado em regimento - ou para cumprimento do art. 6º, inciso II, do Decreto 9.759/2019.
Art. 7º O Conselho Universitário, as Comissões Superiores e os Conselhos de Institutos, obrigatoriamente, para garantia da transparência, devem assegurar que suas sessões ou reuniões sejam transmitidas em tempo real pela rede mundial de computadores - World Wide Web.
Parágrafo único. O disposto no caput não se aplica às sessões ou às reuniões cujo caráter, por seu conteúdo, é regimentalmente fechado ou sigiloso.
Art. 8º Nos casos de reuniões ou sessões do Conselho Universitário e de Comissões Superiores de Ensino, de Pesquisa e de Extensão, bem como de Conselhos dos Institutos, a plataforma eletrônica deverá garantir a gravação integral da reunião em vídeo ou em áudio.
Seção I
DO FUNCIONAMENTO DAS REUNIÕES OU SESSÕES REMOTAS
Art. 9º O instrumento de convocação da sessão ou reunião deverá:
a) informar, em destaque, sua tipologia, nos termos do art. 6º, incisos I e II;
b) indicar o endereço eletrônico de acesso ao evento; e
c) detalhar procedimentos para acesso, participação e voto no evento.
Art. 10. Os registros oficiais das sessões ou reuniões remotas seguirão os parâmetros previstos em regimentos internos dos colegiados, acrescendo-se às informações a tipologia do evento, nos termos do art. 6º, incisos I e II.
Art. 11. As reuniões ou sessões de que tratam a presente normativa estão submetidas às normas atinentes aos regimentos internos dos órgãos colegiados, quando existirem, no que tange à convocação, ao quórum, ao tempo e número de participações, às formas de manifestação e de voto e a todos os demais aspectos relacionados ao desenvolvimento do evento.
§1º Em sessões ou reuniões remotas, para fins de obtenção do quórum, com vistas ao início do evento ou votação, serão considerados os Registros de Presenças Virtuais - RPV contabilizados no momento de instalação da reunião ou sessão, a qual antecederá a ordem do dia.
§2º O RPV para instalação da sessão será realizado através de chamada nominal, preferencialmente respondida através de vídeo.
§3º Na abertura de cada ponto de pauta será realizado novo RPV, por meio de chamada nominal, respondida pelo do sistema de áudio.
Art. 12. As votações serão realizadas por meio de sistema eletrônico definido no instrumento de convocação da sessão ou reunião.
§1º Somente terá direito ao voto o membro participante da reunião que tiver RPV verificado para o ponto de pauta em votação.
§2º Quando problemas técnicos interromperem qualquer votação, esta deverá ser refeita imediatamente após o restabelecimento da conexão.
§3º Excepcionalmente, o membro que tiver Registro de Presença Virtual verificado para o ponto de pauta e que apresente problemas técnicos na hora da votação, poderá registrar seu voto através do e-mail institucional, encaminhado imediatamente à secretaria ou presidência do órgão colegiado.
§4º Ato contínuo à votação, o endereço eletrônico será verificado e as declarações de voto serão registradas em Ata.
§5º Antes da finalização da sessão a presidência declarará o resultado final das votações, encerrando as matérias.
§6º Não serão computados votos encaminhados após declaração do resultado final das votações.
§7º A excepcionalidade de que trata o §3º deverá ser registrada pelo presidente da sessão no momento em que ocorrer o fato.
§8º O horário de entrada em regime de votação deverá estar registrado em Ata.
§9º O registro do voto se dará preferencialmente por câmera ou, mediante impossibilidade de imagem, por áudio, ou, conforme disposições desta Portaria, §3º e §4º, por registro através do e-mail institucional.
Art. 13. As câmeras dos participantes da sessão ou da reunião remota deverão estar desativadas e os microfones deverão permanecer fechados até que seja atribuído o direito de fala ao membro.
§1º Preferencialmente, a câmera da presidência deverá permanecer ligada durante toda a reunião.
§2º Para quaisquer intervenções dos membros do colegiado, suas câmeras deverão estar ligadas.
§3º Fica dispensada a ativação da câmera quando for detectada sua influência na qualidade do sinal do evento.
CAPÍTULO IV
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 14. Ao serem identificados problemas tecnológicos ou operacionais na plataforma de videoconferência utilizada, os quais afetem a participação virtual dos membros, o presidente da sessão, no exercício de suas competências, adotará as providências necessárias para o restabelecimento da normalidade ou, sendo confirmada a impossibilidade de saneamento do problema, decidirá pela suspensão do evento.
§ 1º As decisões tomadas antes da ocorrência de problemas que levaram à interrupção da reunião ou sessão por videoconferência serão preservadas.
§ 2º Todas as ocorrências do evento acerca da interrupção e/ou tentativas de retomada deverão ser registradas em ata.
Art. 15. Conforme disposto no art. 6º, §§ 2º e 3º, desta norma, todas as reuniões ou sessões de colegiados serão realizadas de forma remota durante períodos de suspensão de atividades presencias decorrentes de situações de exceção reconhecidas por autoridades competentes, obedecendo-se, para tanto, os parâmetros da presente Portaria.
Art. 16. Os órgãos colegiados poderão prever em seus regimentos internos normas que detalhem, para além desta normativa, o uso de outras tecnologias de participação virtual, bem como procedimentos complementares atinentes à realização de sessões ou reuniões remotas.
Art. 17. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.